INFORMATIONS GENERALES A L’ATTENTION DES MAITRES DE STAGE

Les points suivants ont pour but d’aider les maîtres de stage néophytes ou expérimentés à identifier les besoins des étudiants et les intégrer aux exigences de l’entreprise, afin que le stage soit profitable aux deux parties.

SITUATION LEGALE

Les stages sont non rémunérés car ces programmes sont à vocation académique. En effet, à l’issue du stage, les étudiants recevront des crédits dans les matières concernées. L’étudiant n’est accepté que dans la mesure où son stage est en rapport direct avec ses études et que la période de stage rentre dans les dates octroyées par l’université auprès de EUSA. Si votre entreprise a besoin d’une preuve écrite du statut légal de l’étudiant, n’hésitez pas à nous contacter et nous vous ferons parvenir une lettre de confirmation.

STAGE

L’étudiant devra être considéré comme un nouvel employé.

Présence – Les étudiants travaillent un nombre de jours prédéterminés dont les détails vont seront confirmés en début de chaque stage. L’étudiant doit être ponctuel et devra travailler des journées complètes. Vous ne serez pas autorisés à leur donner des jours de congés. Si un jour d’absence est « requis », cela sera à votre discrétion. Si l’étudiant est malade, il est tenu de vous prévenir dès la première heure. Si pour quelque raison que ce soit le stage implique que l’étudiant manque un jour de cours une lettre devra nous parvenir en expliquant les raisons de la demande d’absence aux cours.

Rémunération – Les stages sont généralement non rémunérés. Il sera cependant autorisé que les entreprises participent aux frais de transport de l’étudiant et toute dépense engendrée dans le cadre de son stage.

RÔLE DU MAÎTRE DE STAGE

En tant que Maître de stage vous devez superviser le stage pendant toute sa durée. Si vous vous trouvez dans l’impossibilité de le faire, nous vous conseillons de nommer quelqu’un au sein de votre bureau qui pourrait bien endosser cette responsabilité à votre place.

Préparation à l’entretien – Lorsque nous discutons de la possibilité de stage avec l’étudiant, nous voulons être à même de lui fournir des informations à jour au sujet de votre entreprise. Pour ce faire, il est toujours bienvenu que vous nous fassiez parvenir toutes informations, brochures éventuelles qui pourraient permettre à l’étudiant de se préparer avant son entretien.

Entretien initial – Tous les stages sont « soumis » au préalable à un entretien initial entre le maître de stage et l’étudiant. Cet entretien a pour but de discuter en détail les tâches et projets de l’étudiant, d’évaluer ses attentes et d’exprimer les vôtres.

Structurer le stage – Certains maîtres de stage jugent préférable de planifier des emplois du temps hebdomadaires précis ou bien un programme à suivre. Ceci n’étant pas toujours faisable, nous vous conseillons plutôt de préparer simplement les lignes directrices qui cadrerons ce stage. Celles-ci permettront à l’étudiant de se projeter, et ainsi maximiser les bénéfices de ce stage pour vous deux. N’hésitez pas à vous reporter à la liste de suggestions ci-dessous qui ont pour but d’optimiser le stage.

Type de mission – Bien que les projets donnés aux étudiants varient d’un stage à un autre, il est bon de se rappeler que ces étudiants sont généralement particulièrement brillants et par conséquent fortement motivés pour utiliser leurs compétences à leur maximum. La vocation du stage étant aussi académique, les étudiants sont donc encouragés à gagner en responsabilité en démontrant bonne volonté et compétence. En revanche, tous les étudiants sont conscients que le travail n’est pas toujours glamour et qu’on attend d’eux un minimum de travail administratif.

Communication avec EUSA – N’hésitez pas à rester en contact avec le bureau de placement de EUSA. L’une de nos missions est de vous aider à résoudre le moindre problème qui peut subvenir durant le stage et en discuter avec l’étudiant nous-mêmes, si vous le préférez. Nous sommes toujours ravis de vous rencontrer et nous essayons par ailleurs toujours d’organiser des visites en vos bureaux.

Grille d’évaluation – Vous devrez remplir une grille d’évaluation à la fin du stage. Cette évaluation sera prise en compte dans la moyenne générale du stage au côté du rapport de stage rédigé par l’étudiant.

RÔLE DE L’ÉTUDIANT

Les étudiants sont tenus de se comporter de manière professionnelle tout au long de leur stage.

Attitude – Les étudiants devront accomplir toutes les tâches données et gagner en responsabilité en démontrant bonne volonté et compétence.

Obligations académiques – Chaque étudiant peut avoir certaines obligations académiques envers son université à travers le programme EUSA. Nous discuterons de ces obligations avec vous si elle concerne votre étudiant.

Merci de prendre en considération ces points, nous espérons qu’ils vous auront été utiles. N’hésitez pas à nous contacter si vous aviez la moindre question.

Nous vous remercions très chaleureusement de donner une telle opportunité à notre étudiant.

SUGGESTIONS POUR OPTIMISER LES STAGES

Basé sur le retour que nous avons obtenu de nos étudiants, voici une liste de choses possibles à considérer lorsque l’on a besoin d’un stagiaire. Les étudiants veulent se sentir productifs et utiles au sein de l’entreprise qui les accueille et en prenant en considération les points suivants vous pourrez les aider à faire que leur expérience soit mémorable et valorisante.

Avant l’arrivée du stagiaire :

• Finaliser les derniers détails concernant l’emploi du temps du stagiaire lors de son premier jour, sans oublier les réunions éventuelles auxquelles le stagiaire  devrait participer
• Finaliser le programme de formation du stagiaire
• Informer le personnel de l’arrivée du stagiaire et parler éventuellement de son parcours. Si possible, expliquer ce que le stagiaire fera et pour combien de temps il sera parmi vous
• Finaliser les projets sur lesquels travaillera l’étudiant pendant la durée de son stage

Le premier jour de stage :

• Accueillir le stagiaire le jour venu à l’heure convenue
• Présenter le stagiaire au personnel
• Faire visiter les lieux au stagiaire
• Revoir l’histoire de l’entreprise, sa mission et ses objectifs
• Expliquer l’organigramme de l’entreprise
• Expliquer le service dans lequel se trouvera le stagiaire
• Si vous avez un manuel sur les réglementations (de sécurité, confidentialité etc) de l’entreprise, faites-le lui lire
• Préciser au stagiaire dans quel registre il devra s’exprimer au téléphone, dans les emails
• Revoir les objectifs du stage
• Vérifier ses attentes
• Préciser de quelles manières le stagiaire peut exprimer son mécontentement
• Parler des tâches qui peuvent être effectuées sans supervision
• Montrer les fournitures de bureau au stagiaire
• Montrer comment marche le matériel (photocopieur, fax, téléphone etc)

Pendant la durée du stage :

• Essayez d’être disponible pour le stagiaire. Idéalement, rencontrez-vous une fois par semaine pour faire le point.
• N’hésitez pas à lui donner des tâches plus compliquées
• N’hésitez pas à lui faire un retour sur son travail
• N’oubliez pas de remplir les grilles d’évaluation qui nous sont si précieuses pour évaluer et noter l’étudiant
• Soyez toujours en contact avec nous lorsque vous avez le moindre souci, problème ou question