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Quelques directives pour guider les maîtres de stage

Les points suivants ont pour but d'aider les maîtres de stage dans l'encadrement de leur stagiaire, en reconnaissant les besoins des étudiants et en les intégrant aux nécessités de l'entreprise. Ceci permet de maximiser à la fois les gains du stagiaire et de l'employeur.

SITUTATION LEGALE:

Les stages ne sont pas rémunérés car le but du programme est avant tout éducatif ; ces stages rapportent en effet des crédits à l'étudiant comptant dans l'obtention du diplôme. L'autorisation est délivrée seulement si le stage s'intègre dans les études de l'étudiant et si la période de travail n'excède pas les dates définies par le programme EUSA. Si votre compagnie désire recevoir une preuve écrite, contactez nous et nous vous renverrons une lettre de confirmation.

PLACEMENT

Les étudiants placés en stage doivent être considérés comme des employés à part entière.

Assiduité - Les étudiants devront travailler un certain nombre de jours durant leur placement, ces détails seront fixés en début de stage. Il leur est demandé d'être ponctuel et de travailler à plein temps. Vous n'êtes pas supposés accepter les demandes de congé, si vous êtes sollicités, c'est à votre discrétion. En cas de maladie, l'étudiant doit prévenir son employeur en début de journée. Si un cours devait se dérouler durant les heures de travail, il devrait justifier par écrit son absence en cours.

Paiement - Les candidats au placement savent dès le départ qu'ils ne seront pas payés. Il est toutefois possible pour les compagnies de participer aux frais de transport ou toutes autres dépenses engagées par l'étudiant dans le cadre de son stage. Mais nous sommes bien conscients que les possibilités de participation varient d'un placement à un autre, c'est pourquoi l'étudiant ne doit rien attendre ni même demander.

LE ROLE DU MAITRE DE STAGE

En temps que maître de stage, vous devez suivre l'étudiant tout au long de son stage. Si vous ne vous en sentez pas capable, nous vous recommandons de désigner un collègue plus disposé à assumer cette tâche.

Préparation à l'entretien - Lorsque nous nous entretenons avec les étudiants des possibilités de placements, nous aimons pouvoir leur apporter le maximum de renseignements sur les compagnies en question. C'est pourquoi il nous serait utile de disposer de documents vous décrivant précisément afin de préparer les étudiants au mieux à l'entretien.

Entretien initial -Tous les placements débutent par un entretien entre le maître de stage et l'étudiant. Cet entretien doit permettre de discuter en détail de ce que l'entreprise attend de l'étudiant et ce que celui-ci attend de cette expérience.

L'organisation du placement - Certains maîtres de stage organisent des plannings afin d'organiser au mieux le travail des stagiaires. Evidemment, ceci n'est pas possible dans toutes les structures mais des préparations sont possibles pour maximiser les bénéfices, pour vous comme pour le stagiaire.

Type de travail - Bien que le travail demandé varie selon le type de placement, il est important de se souvenir que les étudiants recrutés ont généralement un haut niveau et sont de plus disposés à utiliser au mieux leurs compétences. Ce programme est un programme éducatif, les étudiants sont donc encouragés à gagner des responsabilités en démontrant leur motivation et leurs compétences. Par ailleurs, les étudiants sont conscients que le travail demandé n'est pas toujours séduisant ; on attend également d'eux qu'ils participent aux tâches quotidiennes.

Les liens avec EUSA - N'hésiter pas à contacter le bureau de placement EUSA. Notre rôle est aussi de vous aider à surmonter la moindre difficulté que vous rencontrerez et d'en discuter avec les étudiants. Nous sommes toujours ravis de nous déplacer pour vous rencontrer et nous tenterons occasionnellement d'organiser des réunions sur place.

Fiche d'évaluation - Vous êtes censés remplir une fiche d'évaluation en fin de stage. Cette évaluation rentre dans la notation globale de l'étudiant. Le reste de la note est composé de travaux universitaires.

Le rôle de l'étudiant

Nous attendons de la part des étudiants une attitude professionnelle tout au long de leur stage.

Attitude - Les étudiants doivent mener au mieux toutes les tâches qui leur sont demandées et doivent gagner des responsabilités en montrant leur motivation et leurs aptitudes.

Engagements universitaires - Pendant le stage, les étudiants doivent respecter certaines obligations universitaires. Ces conditions seront discutées avec vous lorsque les candidats poseront leur candidature dans votre compagnie.

Veuillez prendre en considération ces conseils et nous espérons qu'ils vous seront utiles. N'hésiter pas à nous contacter si vous avez la moindre question.

EUSA apprécie grandement l'opportunité que vous offrez aux étudiants.

GENERAL PLACEMENT GUIDELINES FOR SUPERVISORS

The following points are intended to help both new and experienced supervisors in recognizing the needs of the student and integrating these with the requirements of the company. This should ensure that both parties gain the maximum benefit from placements.

LEGAL SITUATION

The Placements are set up on an unpaid basis as the Programme is designed to be an educational experience with the students receiving academic credit towards their university degrees. Permission is granted on the understanding that the student is undertaking the placement as part of his/her course of study and that the period of work will not exceed the dates outlined by their University's EUSA program. If your organization needs to receive written proof of a student's legal standing please contact us and we will forward a confirmation letter to you.

PLACEMENT

We ask that the students be treated as a new employee.

Attendance - Students will work a set amount of days throughout the placement, details of which are confirmed at the start of every placement. They are expected to be punctual and work a full day. You are not required to give the students any leave. If a day's absence is requested, it is at your discretion. If ill, it is the student's responsibility to call in sick, at the beginning of your working day. If for any reason the placement requires the student to attend the placement on a class day a note must be provided stating the reason for non-attendance at class.

Payment - Placements are secured on the basis that they are unpaid for legal reasons. It is permissible for companies to pay student travel costs and any expenses incurred whilst carrying out company business. However we realize that the ability to pay student's expenses varies from placement to placement and is not something that the students should expect or demand.

ROLE OF THE SUPERVISOR

As a supervisor you are expected to monitor the placement throughout the term. If you are unable to do so, we suggest you nominate someone in your office to assume that responsibility.

Preparation for Interview - When prospective placements are discussed with the students, we like to be able to provide the student with accurate information on your company/organization. It would help us with the placement process if you could provide us with any corporate literature or guidelines as to what the student should know in advance of the interview.

Initial Interview - All placements are subject to an initial interview between the supervisor and the student. This interview should be used to discuss in detail with the student what duties you want them to perform and to assess their expectations of the placement.

Structuring Placement - Some supervisors find it useful to plan a weekly timetable or programme for their students to follow. Obviously this is not feasible for all placement agencies but some pre-preparation is necessary in order to maximize the benefits gained for both you and the intern.

Type of Work - Although the work given to students obviously varies depending on the type of placement, it is worth remembering that these students are generally of a high calibre and therefore they are keen to use their abilities to the utmost. The placement is designed to be a educational experience and the students are encouraged to earn increasing responsibility by demonstrating willingness and ability. However, all students are aware that not all work is glamorous and they are expected to carry out their fair share of menial tasks.

Liaison with EUSA - Please feel free to keep in touch with the EUSA Placement Office. One of our functions is to help you with any problems that might arise during the placement and discuss these with the student if you would rather not. We are always happy to come to your office and meet with you and will occasionally try to arrange on-site visits.

Evaluation Form - You are required to complete an evaluation form at the end of the placement. This assessment form contributes to a percentage of the student's overall internship grade, the other component of the placement grade is based upon academic work.

ROLE OF THE STUDENT

The students are expected to conduct themselves in a professional manner throughout their placements.

Attitude - Students are expected to carry out all tasks and earn responsibility by demonstrating willingness and ability.

Academic Commitments - During the placement each student may have academic requirements as part of their University's EUSA program. Such requirements will be discussed with you as and when they apply to your work placement student.

Thank you for considering these points and we hope that you find them useful. If you have any questions please feel free to contact the Placement Team.

The opportunity that you and your company are providing for our students is greatly appreciated by EUSA.